Hot news

Tầm quan trọng của chỉ số KPI đến hoạt động quản lý tòa nhà

02-10-2020

In trang

KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, hay còn gọi là chỉ số KPI. Thông thường, mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
KPI thường được phát triển theo phương pháp Bảng điểm cân bằng (BSC), theo đó các chiến lược của công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược và trình bày dưới dạng bản đồ chiến lược. Từ các mục tiêu đó, doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu cụ thể, với các chỉ số đo lường (kế hoạch) ở cấp công ty, sau đó chia nhỏ xuống cấp bộ phận và cá nhân.
Câu chuyện thành công hay thất bại của một công ty quản lý tài sản được tiết lộ trong dữ liệu đánh giá KPI. Một nhà quản lý không chú trọng trong việc theo dõi và đo lường KPI (chỉ số đo lường hiệu quả công việc) giống như con tàu không có bánh lái và thất bại sẽ luôn hiện diện. Dưới đây là tầm quan trọng của chỉ số KPI mang lại cho nhà quản lý bất động sản, tòa nhà.

1 Đơn giản hóa việc thiết lập chỉ số KPI dựa vào phần mềm quản lý tòa nhà

Một nhà quản lý bất động sản, tòa nhà sáng suốt luôn hiểu được vai trò của việc xây dựng mục tiêu KPI trong việc “chèo lái” doanh nghiệp phát triển đúng hướng. Xây dựng hệ thống mục tiêu là bước cơ bản của một bản kế hoạch kinh doanh. Hệ thống mục tiêu xác định rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp biết phải đi đâu và làm thế nào để tới được đó.
Để có thể đo lường hiệu suất của mình dựa trên KPI, thì điều đầu tiên nhà quản lý tài sản cần làm là thiết lập các mục tiêu chung mà họ mong muốn đạt được. Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ dựa trên mọi khía cạnh của hoạt động trong doanh nghiệp như các khoản chi tiêu, quản lý tài sản, doanh thu,...
Khác với trước kia, khi mà chuyển đổi số chưa thực sự phát triển và được ứng dụng mạnh mẽ trong doanh nghiệp, thiết lập mục tiêu đa phần dựa trên “mindset” của nhà quản lý, sau đó được đưa xuống và triển khai ở các bộ phận cấp dưới. Ngày nay, dựa vào phần mềm quản lý tòa nhà để đưa ra được các đánh giá về các chỉ số KPI, trở thành công cụ hiệu quả trong việc phục vụ thiết kế các chỉ tiêu, hay nói cách khác là lập kế hoạch cho doanh nghiệp, từ cấp độ công ty đến từng cá nhân. Mỗi phòng ban hay cá nhân với những đặc điểm và tính chất khác nhau sẽ được xây dựng một bộ chỉ tiêu riêng và phù hợp với chiến lược ban đầu mà nhà quản lý đã đề ra.

2 Các phương án thực hiện và theo dõi thực hiện mục tiêu

Đầu tiên, trước khi xác định KPI phù hợp, một công ty quản lý bất động sản, tòa nhà nên có các quy trình được lập thành kế hoạch. Tiếp theo nhà quản lý cần xác định được KPI nào là quan trọng nhất và các phương án để thực hiện, hãy điều chỉnh các quy trình cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Dưới đây là những mục tiêu KPI thường được áp dụng trong quản lý tài sản (bất động sản, tòa nhà)

Chi phí mua tài sản
Chi phí sử dụng
Giá trị hợp đồng hàng năm
Chi phí bảo trì
Phí quản lý tài sản
Nợ nần
Doanh thu
Chi phí cho thuê tài sản
Hoa hồng cho đại lý
Số cuộc gọi đến/ số cuộc gọi đi hàng ngày
Giải đáp thắc mắc của cư dân/khách hàng
….

Xác định mục tiêu đã là bước đầu. Mục tiêu đó có thực hiện thành công được hay không lại là một câu chuyện khác. Quá trình này được xoay quanh bởi rất nhiều yếu tố mang tính quyết định: thị trường, vị thế doanh nghiệp, trình độ nhân sự, cách thức làm việc,... Khi mà trước kia, công việc được triển khai tại các bộ phận phòng ban luôn được theo dõi, kiểm tra theo cách thủ công. Bởi vì không có hệ thống theo dõi thường xuyên nên cứ đến mỗi kỳ đánh giá, nhà quản lý phải xem lại hiệu suất làm việc của từng phòng ban, cá nhân, sau đó là tiến hành đánh giá. Đây là công việc tiêu tốn không ít thời gian của nhà quản lý mà hiệu suất cũng không thể đảm bảo chính xác 100%. Những sai số ít nhiều sẽ phần nào đó ảnh hưởng tới chất lượng đánh giá. Thì hiện nay, bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý, quá trình theo dõi kết quả đánh giá hiệu quả công việc trở nên linh hoạt hơn, dựa theo tần suất, thời gian, theo cấp độ. Phần mềm quản lý tòa nhà cho phép nhập và duyệt dữ liệu để đo lường hiệu quả công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Khi quá trình theo dõi trở nên “đơn giản hóa” thì cùng với đó là vô vàn lợi ích khác đi kèm: giảm thiểu thời gian lãng phí, tăng hiệu suất công việc,...

3 Hệ thống báo cáo hỗ trợ quản lý hiệu quả
Các báo cáo hằng tháng hay báo cáo thường niên trên phần mềm quản lý tòa nhà là công cụ hữu ích hỗ trợ nhà quản lý theo dõi, so sánh kết quả công việc theo các kỳ, thời điểm khác nhau. Dựa trên những báo cáo này, nhà quản lý tài sản có thể tự nhận xét về tình trạng hoạt động, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời cũng như đặt ra mục tiêu KPI khác nhau cho các hoạt động quản lý tòa nhà. Một hệ thống báo cáo cụ thể, rõ ràng và chính xác sẽ là bước đệm quan trọng cho tổng thể sự phát triển của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà như một công cụ chiến lược, giúp nhà quản lý có cái nhìn từ bao quát đến cụ thể để vạch ra mục tiêu và kế hoạch thực hiện đồng bộ từ cấp độ công ty đến cá nhân, là công cụ hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả. Lựa chọn một phần mềm quản lý tòa nhà phù hợp chính là điều mà doanh nghiệp nên nghĩ tới ngay bây giờ trong thời kỳ kinh doanh đầy biến động, khi mà doanh nghiệp nào nhanh nhạy hơn sẽ kiếm được “miếng bánh” cho riêng mình.

Other news:

08-06-202105 ideas with Driving Range to attract golfers 01-06-2020CS-Solution is honor to be the supplier of Smartcard Management System for Ho Tay Water Park 15-07-2019Follow 7 effective techniques to increase your hotel RevPAR 11-01-2019Tips and Tricks to Attract Foreign Guests to Your Property 25-09-2017SnapShot and CS-Solution Join Forces to Provide First Class Hotel Analytics to Hoteliers in Vietnam 20-09-2017Comparison of Traditional management and Modern management 12-09-2017Opportunities and challenges that technology brings to hospitality and tourism 09-09-2017Review all systems of oneS in Hot Spring Park 06-09-2017Advantages oneS-Parking of CS-Solution bring to customers 31-08-2017Advantages of Real Estate Management System for enterprises 26-08-2017Golf Management System (oneS-Golf) of CS-Solution and its advantages 25-08-2017Property Management System oneS-PMS is successfully integrated with Samsung Smart TV 24-08-2017Geleximco Group continues to choose CS-Solution as a partner to provide Real Estate Management System in their next project 16-08-2017Why should you integrate your PMS with POS? 12-08-2017The outstanding strengths of oneS Building Management System 07-08-2017oneS-PMS has integrated with SnapShot Analytics 07-08-2017Point of Sales management system and it ability to integrate many devices such as computer and smart devices 02-08-2017A professional Meal Management System for enterprises 24-07-2017CS-Solution has signed the contract with Hancorp to implement oneS-BMS 24-07-2017CS-Solution implements oneS PMS for 3-star standard Ngoc Lan Hotel in Da Nang